Integriteitscode

Inleiding

De directie beoogt met deze Integriteitscode de medewerkers van De Maese Projecten B.V. meer bewust te maken van ethisch handelen door vast te leggen wat in het algemeen wel en niet als wenselijk gedrag in de vastgoedsector en binnen De Maese Projecten B.V. moet worden beschouwd.

Deze Integriteitscode is van toepassing voor alle werknemers en directie in dienst van De Maese Projecten B.V., alsmede op diegenen die op andere basis (bijvoorbeeld via een overeenkomst van opdracht) werkzaam zijn voor De Maese Projecten B.V.

Onderdelen uit deze Integriteitscode zijn, waar dat uitdrukkelijk uit de tekst blijkt, ook van toepassing voor personen met wie de dienstbetrekking is beëindigd. Hoofdregel is dat een al dan niet schijnbare afhankelijke positie door vermenging van zakelijke en privébelangen moeten worden voorkomen. Dit is niet alleen in het belang van de eigenaren en klanten van De Maese Projecten B.V., maar ook de betrokkene zelf wordt beschermd door regels voor een ethisch functioneren.
 

1. Toezichthouder

De directie is verantwoordelijk voor de benoeming van een toezichthouder. De directie heeft Jakko Dekker, Directeur, tot toezichthouder benoemd. De toezichthouder houdt niet alleen toezicht op de naleving van de Integriteitscode, maar verschaft waar nodig ook inlichtingen over de Integriteitscode. De toezichthouder vervult een vertrouwensfunctie en neemt dus de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht met betrekking tot de onder haar aandacht gebrachte zaken. De toezichthouder informeert de directie op regelmatige basis en stemt haar activiteiten met de directie af. De directie blijft eindverantwoordelijk voor het Integriteitsbeleid.
 

2. Ethisch handelen

Werknemers zijn verplicht te handelen naar de Integriteitscode. Dat betekent dat zij zich zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord zullen opstellen. Als leidraad hiervoor zijn een aantal regels opgesteld:

• Medewerkers dienen te allen tijde de kwaliteit en de professionele uitstraling waar De Maese Projecten B.V. voor staat, in de uitoefening van hun functie en daarbuiten, te waarborgen. Daarbij hoort zorgvuldigheid in mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Medewerkers mogen zonder voorafgaande toestemming van de toezichthouder geen privétransacties aangaan met relaties met wie zij in de uitoefening van hun functie contacten onderhouden. Onder privétransacties worden ook verstaan transacties ten behoeve van partners, bloed- en aanverwanten t/m de derde graad. De toezichthouder kan ter voorkoming van de schijn van belangenverstrengeling nadere voorwaarden stellen aan de transactie.
• De interne toezichthouder houdt een register bij van privétransacties van medewerkers met relaties.
• Alle vastgoedtransacties, die de werknemers namens het bedrijf aangaan, zullen op de juiste wijze worden vastgelegd in een transactieregister, conform de daarvoor geldende procedures, en waar nodig inzichtelijk en controleerbaar zijn voor externe auditors.
• Medewerkers zijn verplicht om relatiegeschenken die ze ontvangen hebben met een waarde groter dan € 100 te melden bij de interne toezichthouder voor registratie.
• Medewerkers zijn verplicht om handelingen van collega’s of relaties die ze zelf beoordelen als niet integer, te melden bij de interne toezichthouder. Uiteraard wordt hier uiterst vertrouwelijk mee omgegaan.

3. Geschenken/giften

Relatiegeschenken worden uitgewisseld om de goede verstandhouding te verstevigen. De schijn moet evenwel worden vermeden dat ze als tegenprestatie voor een bepaalde dienst worden gezien. Gelet hierop is het de medewerker verboden van afnemers, leveranciers of anderen onder andere geld, cheques, waardebonnen en kostenvergoedingen als relatiegeschenk te accepteren. Relatiegeschenken moeten binnen redelijke grenzen blijven, of ze nu worden gegeven of ontvangen. Wanneer iemand door een relatiegeschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij/zij dit aan de toezichthouder, die vervolgens bepaalt hoe gehandeld dient te worden. Er geldt in elk geval een meldingsplicht voor geschenken bij een tegenwaarde van meer dan € 100 bij de interne toezichthouder. Dit geldt dus zowel voor het ontvangen als voor het geven van relatiegeschenken. In geval van twijfel bij de medewerker over de juiste toepassing van deze bepaling, dient deze medewerker steeds vooraf te overleggen met de interne toezichthouder.
Uitnodigingen voor reizen of het laten vergezellen van de genodigde door een partner op een zakenreis behoeven steeds uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de interne toezichthouder en directie.
 

4. Nevenactiviteiten

Het is de medewerker zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de interne toezichthouder verboden om tijdens de arbeidsovereenkomst een (betaalde of onbetaalde) nevenfunctie te verrichten waarvan de uitoefening mogelijk in conflict kan komen met de belangen van werkgever. De Maese Projecten B.V. legt dit vast in een register van nevenfuncties, dat jaarlijks wordt bijgehouden.
 

5. Handel in vastgoed / voorwetenschap

Medewerkers mogen zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de toezichthouder geen vastgoedtransacties verrichten anders dan voor eigen gebruik. Onder transacties wordt verstaan het verwerven, het ontwikkelen, het vervreemden of het participeren. In alle gevallen is het verboden te handelen met voorkennis in de zin van de Wet Toezicht Effectenverkeer.

Medewerkers mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de toezichthouder geen nieuwbouwwoning kopen of huren in een project waar de eigen organisatie of een zakelijke relatie bij betrokken is. Bij een dergelijke transacties zal voldaan worden aan de interne regels die hiervoor door de directie zijn opgesteld en bekend zijn bij de werknemer.
 

6. Media

Het verstrekken van informatie aan en het geven van interviews aan de media en het verstrekken van publiciteit (persberichten, advertenties e.d.) geschiedt uitsluitend na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de directie.
 

7. Geheimhoudingsplicht

Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden (waaronder ook persoonlijke en familierelaties worden verstaan) van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden dan wel bedrijfsaangelegenheden waarvan het vertrouwelijk karakter redelijkerwijs kan worden vermoed voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. De toezichthouder kan schriftelijk ontheffing verlenen.
 

8. Clean Desk Policy

In relatie met de hiervoor omschreven geheimhouding waakt de medewerker ervoor, dat bedrijfsgeheimen dan wel informatie waarvan het vertrouwelijk karakter redelijkerwijs kan worden vermoed in ieder geval buiten de werktijden of bij afwezigheid zorgvuldig, bij voorkeur op een afgesloten plaats, worden bewaard.
 

9. Melding van overtredingen

Wanneer medewerkers op de hoogte zijn van overtredingen van de gedragscode door anderen, dan dienen zij dit onverwijld te melden aan de toezichthouder. Uitlokking tot overtreding moet eveneens worden gemeld.
 

10. Sancties

De werkgever zal bij overtreding van de Integriteitscode tot sancties overgaan die, afhankelijk van de ernst van het geval, kunnen variëren van berisping tot ontslag op staande voet. Sancties zullen worden bepaald door de directie, gehoord het advies van de toezichthouder.
 

11. Onvoorziene gevallen

Wanneer een bepaalde situatie niet is beschreven, maar in strijd is met de geest van de Integriteitscode, beslist de toezichthouder over de toepasselijkheid van de code en adviseert de werkgever zo nodig tot sancties over te gaan.
 

12. Verklaring van instemming en gebondenheid

De medewerker zal schriftelijk verklaren dat hij/zij kennis heeft genomen van de inhoud van de Integriteitscode en dat hij/zij daarmee instemt.
 

13. Inwerkingtreding

Deze Integriteitscode treedt in werking met ingang van 1 januari 2014. Deze kan worden gewijzigd indien ontwikkelingen binnen De Maese Projecten B.V. of op het terrein van wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven.